沪松教办〔2023〕90号

教育系统各单位：

为了加强松江区教育系统档案工作，充分发挥档案在教育管理、教学实践、教学研究等各项工作中的作用，进一步提高档案工作的质量和科学管理办法，实现全区教育系统档案工作标准化、规范化。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《上海市档案条例》制定本指导意见。

一、档案管理基本要求

1.教育系统档案是指各单位在教育管理、教学实践、教学研究等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，它是反映各单位教育管理与实践全过程的真实记录。

2.各单位应设立综合档案室，负责本单位档案的收集、整理、立卷归档、保管、鉴定和提供利用；对各门类档案实行统一管理（包括文书档案、教学档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等）；维护档案的完整、安全和有效利用，任何部门和个人都不得私自保存、销毁和带走应归档的材料。

3.松江区教育系统各单位的档案工作由松江区档案局和松江区教育局共同负责进行指导、监督和检查。

4.各单位应加强对档案工作的领导和管理，确定一名校（园）级领导分管档案，并明确落实档案工作的部门。

5.各单位对档案管理应坚持“三纳入、四同步”原则，即把档案工作纳入单位整体发展规划和工作计划，纳入单位各项管理制度，纳入各级管理人员岗位职责和目标考核；布置工作与提出文件材料的归档要求同步，检查工作与检查文件材料形成、积累情况同步，评审、鉴定工作成果与审查、验收档案材料同步，上报教师考核晋升评审材料与档案部门出具教学档案归档情况的证明同步等。

6.各单位应建立、健全档案工作各项管理制度，包括归档、借阅、统计、保密鉴定销毁、库房管理等制度，各类文件材料的归档范围和保管期限表。

7.各单位应配备专职或兼职档案工作人员，选派素质好、事业心强、身体健康、熟悉单位工作，掌握档案专业知识的同志担任档案工作，并保持至少三年相对稳定。对兼职档案工作人员从事档案管理的工作量应计入其总工作量（一般以一半及以上工作量计算），档案工作列入考核范围，成绩显著的要给予奖励。

8.单位各部门应有专人负责本部门形成后的各种文件材料的收集、整理，按规定时间向档案室移交，并将此工作列入各部门的职责范围和有关人员的岗位职责。

9.建立健全相应的文书处理工作制度，以单位名义的发文要有拟稿纸，拟稿、核稿、签发等手续要完备，收文、发文应及时登记。

10.归档的文件材料要求做到字迹清楚，书写工整，签署完备，禁用纯蓝与蓝黑墨水、铅笔、圆珠笔、彩色笔、复写纸等不规范的书写材料，以利于延长档案寿命，归档材料纸张必须留有装订区域。

11.各类档案材料的归档时间：

（1）文书档案：按年度或学年度进行整理，在次年的八月底以前归档。

（2）教学档案、教师业务档案：按学年度整理，在次年的十二月底以前归档。

（3）会计档案：在会计年度终了后整理立卷，并编制会计目录，由财务保存一年后，移交档案室归档。

（4）教研、基建、设备、声像、荣誉档案：一般在项目或活动结束后三个月内归档。

12.单位撤并时，应对全部档案进行系统整理：单位撤销的，应把档案材料移交给区档案馆或区教育局；单位合并的，应把档案材料移交给新的单位。专兼职档案人员调动工作时，应做好档案的移交工作。

13.各单位应配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。落实办公、阅档、库房三分开。

建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。档案库房应设置在地面以上的底楼与顶楼之间，如遇特殊情况，档案库房设置在地面以上的底楼，则室内地面应高于该建筑物室外地面300mm，档案库房设置在顶楼的应加盖空间不少于500mm隔热层，档案库房内放置五节档案柜，档案库房地面荷载应为5KN/㎡，当采用密集架时，应不少于8KN/㎡。档案库房应配置防磁柜，以防止外来磁场对柜内磁性产品磁化，确保重要的磁介质档案资料如:磁盘、磁带、录音带、录像带及可移动硬盘等安全。档案库房使用面积按（档案存量+年增长量×存放年限）×65平方米 / 万卷（或 10 万件）测算配置。档案库房应做到“八防”要求：防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害气体、防有害生物。尽可能配置配备气体灭火装置和档案库房安装温湿度自动控制系统等设施设备。档案库房不得设置在地下室或地下车库等地下空间。

二、档案管理具体实施办法

1.各单位档案的收集

（1）各单位档案室应在本单位归档范围和保管期限表的基础上，结合各部门实际情况，制定档案预立卷类目。档案预立卷类目条款的设置要科学合理，全面反映部门主要工作的全过程。

（2）单位各部门档案负责人应按照预立卷类目进行文件材料的及时收集（纸质档案材料和电子档案材料同步收集归档），并定期进行整理。

（3）单位档案人员应对各部门档案负责人做好部门预立卷的督促、检查工作。

（4）单位档案归档的重点是反映单位管理、教学特色、教学特长的有关资料。各类工作计划、教学活动安排、重大教育教学活动资料、优秀教案、典型备课笔记、有特色的校本教材、教研组活动记录、教学活动研讨会记录以及其他各种特色活动形成的材料做好归档工作。

2.整理组卷

（1）文书档案遵循一文一卷原则，专业档案（教学档案等）遵循一事一卷原则，利用档案专业软件做好档案条目信息化著录工作。教学档案遵循文件材料的形成规律，保持其相互之间的有机联系，便于查考利用等原则进行组卷。内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，一般一卷不超过200页。件或卷的整理参照2020版上海市松江区档案业务建设规范。

（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。

（3）有文字的页面按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的右上角，反面一页，页号位置在左上角，页号为三位数字号。

（4）每一案卷必须填写卷内文件目录及备考表。卷内文件目录及备考表的项目应填制齐全。

（5）案卷内材料一律去除金属物，用线装订，对破损的文件材料应进行修补，以件为单位的采用钢钉装订。

（6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作者、内容、文种三要素。

（7）档案装具须采用国家档案局统一规定的档案案卷卷皮和卷盒。

（8）声像档案、科技档案、会计档案、荣誉档案、教师业务档案按照各专业档案的立卷要求执行。

三、档案鉴定销毁

依据国家有关规定和各单位制定的档案保管期限表，对已到保管期限的档案定期开展鉴定、存毁工作。

                                2023年9月1日